Hvordan laver man en indholdsfortegnelse i Word?

En indholdsfortegnelse i Word laves automatisk — men kun hvis dine overskrifter er formateret med typografierne Overskrift 1, 2 og 3. Er de bare skrevet med fed og større skrift, finder Word dem ikke. Det er hele forklaringen på, hvorfor de fleste får en tom indholdsfortegnelse.

Trin 1: Giv overskrifterne de rigtige typografier

1. Marker en overskrift i dokumentet.
2. Gå til fanen Hjem, og find Typografier i båndet.
3. Klik på Overskrift 1 til hovedafsnit, Overskrift 2 til underafsnit og Overskrift 3 til niveauet under det.
4. Gentag for alle overskrifter i dokumentet.

Synes du, typografierne er grimme? Ret dem — men gør det det rigtige sted. Formater én overskrift, som du vil have den, højreklik derefter på typografien i båndet og vælg Opdater Overskrift 1, så den svarer til markeringen. Så følger alle de andre med, og indholdsfortegnelsen virker stadig.

Genvej: Ctrl + Alt + 1 giver Overskrift 1, Ctrl + Alt + 2 giver Overskrift 2. På Mac: Cmd + Alt + 1 og 2.

Trin 2: Indsæt indholdsfortegnelsen

1. Klik det sted i dokumentet, hvor fortegnelsen skal stå — typisk på en side for sig efter forsiden.
2. Gå til fanen Referencer.
3. Klik Indholdsfortegnelse yderst til venstre.
4. Vælg Automatisk tabel 1 eller 2. Forskellen er kun overskriften over listen.

Word bygger nu listen ud fra dine overskrifter og sætter sidetal på.

Trin 3: Opdatér den, når du har rettet

Indholdsfortegnelsen opdaterer sig ikke af sig selv. Det er den anden store fejlkilde — mange afleverer med sidetal fra en tidligere version.

1. Højreklik i indholdsfortegnelsen.
2. Vælg Opdater felt.
3. Vælg Opdater hele tabellen, hvis du har ændret overskrifter, eller Opdater kun sidetal, hvis du kun har skrevet mere tekst.

Genvej: klik i tabellen og tryk F9. Gør det altid som det allersidste, inden du gemmer som pdf.

På Mac

Fremgangsmåden er den samme, og fanerne hedder det samme. To forskelle:

• Typografierne ligger under Hjem → Typografier, eller i typografipanelet, du åbner med Cmd + Alt + Shift + S.
• Indholdsfortegnelsen indsættes via Referencer → Indholdsfortegnelse, præcis som i Windows.

Tilpas hvad der kommer med

Vil du styre niveauer, prikker og sidetal, skal du bruge den brugerdefinerede udgave:

1. Referencer → Indholdsfortegnelse → Brugerdefineret indholdsfortegnelse.
2. Vis niveauer: sæt til 2, hvis du kun vil have hoved- og underoverskrifter med. 3 er standard.
3. Tabulatorfyldtegn: vælg prikker, streger eller ingenting mellem tekst og sidetal.
4. Vis sidetal / Højrejuster sidetal: slå fra, hvis dokumentet kun skal læses på skærm.
5. Formater: vælg et andet udseende end standarden.

Under Indstillinger kan du desuden bestemme, hvilke typografier der skal tælle med — nyttigt, hvis du bruger egne typografinavne.

Underpunkter, der ikke kommer med

Mangler der niveauer i listen, er det næsten altid en af tre ting:

• Overskriften har ikke en overskriftstypografi. Klik i den og se efter i Typografier, hvad der er markeret.
• Den har et for lavt niveau. Overskrift 4 kommer ikke med, hvis fortegnelsen kun viser tre niveauer.
• «Vis niveauer» er sat til 1 eller 2. Ret det i den brugerdefinerede indholdsfortegnelse.

Fjerne forsiden fra sidetallene

Skal indholdsfortegnelsen starte på side 1, selvom der er en forside før den, skal du bruge et sektionsskift — ikke et sideskift:

1. Placer markøren nederst på siden før den, der skal være side 1.
2. Layout → Skift → Næste side (under Sektionsskift).
3. Dobbeltklik i sidefoden på den nye side, og slå Sammenkæd med forrige fra i båndet.
4. Indsæt → Sidetal → Formater sidetal → Begynd med: 1.
5. Slet sidetallet i den første sektion.
6. Opdater indholdsfortegnelsen.

Uden trin 3 ændrer du begge sektioner på én gang, og så virker det ikke.

Indholdsfortegnelse i Google Docs

Samme princip, færre indstillinger:

1. Formater overskrifter med Format → Afsnitstypografier → Overskrift 1/2/3.
2. Placer markøren, og vælg Indsæt → Indholdsfortegnelse.
3. Vælg med sidetal eller med links.
4. Opdatér ved at klikke på fortegnelsen og trykke på opdateringsikonet.

Google Docs opdaterer heller ikke automatisk, men den advarer tydeligere om det end Word.

På engelsk

Arbejder du i en engelsk udgave af Word, hedder tingene:

Tjek før aflevering

• Opdatér hele tabellen som det sidste, du gør.
• Tjek, at sidetallene passer med de faktiske sider.
• Se efter, at overskrifterne står med den rigtige ordlyd — indholdsfortegnelsen kopierer dem, som de er.
• Kontrollér, at indholdsfortegnelsen ikke selv står i listen. Sker det, har du givet dens overskrift en overskriftstypografi.
• Gem som pdf til sidst. Så låses sidetallene, uanset hvilken skrifttype modtageren har.